Die Privatnutzung ist erlaubt bzw. geduldet

In vielen Unternehmen ist die Nutzung des dienstlichen E-Mail-Postfachs nicht schriftlich geregelt. Wird die private Nutzung dann geduldet, kann es sich um eine betriebliche Übung handeln. Somit kann die private Nutzung als erlaubt angesehen werden. In diesem Fall verletzt der Zugriff die Privatsphäre des Beschäftigten.

Bei einem Zugriff ist also dringend darauf zu achten, dass nur geschäftliche E-Mails eingesehen werden. Das lässt sich in der Praxis leider nicht sauber umsetzen.

Hinzu kommt die Gefahr eines möglichen strafrechtlichen Verstoßes, da der Arbeitgeber bei erlaubter Privatnutzung ggf. zu einem Telekommunikationsanbieter wird. Dann kann ein Zugriff strafrechtlich relevant werden, weil dieser das Fernmeldegeheimnis verletzt. Diese Einschätzung ist derzeit umstritten, sollte aber bedacht werden.

Die Privatnutzung des Postfachs ist verboten

Wenn die Privatnutzung ausdrücklich verboten ist, macht dies den Zugriff durch den Arbeitgeber etwas leichter. Trotzdem sollte hier die betriebliche Erforderlichkeit geprüft werden, da private Inhalte nie ganz ausgeschlossen werden können. Unabhängig von einer internen Regelung haben auch die externen Kommunikationspartner ggf. Schutzinteressen.

Daher sollte in der Regel kein Zugriff durch den Arbeitgeber erfolgen, sondern lediglich mittels einer Abwesenheitsnachricht der Absender einer E-Mail über die Abwesenheit informiert werden. So hat er selbst die Möglichkeit, über das weitere Vorgehen zu entscheiden.

Wenn doch ein Zugriff erfolgen muss, um überwiegende betriebliche Interessen zu wahren, dann sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Der Zugriff auf das Postfach sollte im Vier-Augen-Prinzip erfolgen. Es bietet sich hier an, den Datenschutzbeauftragten und/oder den Betriebsrat hinzuzuziehen. Außerdem sollte der Beschäftigte darüber informiert werden.
• Der Zugriff sollte auf ein Minimum reduziert werden. Es sollten also nicht alle E-Mails ohne Einschränkung eingesehen werden.
• Ein schriftliches Protokoll mit Angabe über Zeitpunkt, Dauer und Umfang des Zugriffs und Angabe der beteiligten Personen ist empfehlenswert.

Fazit

Es empfiehlt sich dringend, die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Postfachs ausdrücklich zu untersagen. Nur so kann womöglich der Anwendungsbereich des Fernmeldegeheimnisses umgangen werden. Außerdem ist der Zugriff auf das persönliche Postfach eines Mitarbeiters durch den Arbeitgeber deutlich risikoärmer, wenngleich nur in Ausnahmesituationen durchzuführen.

Tipp

Die konsequente Nutzung von Team-Postfächern wie service@… oder vertrieb@… mit Zugriffsmöglichkeit für alle Team-Mitglieder anstelle von personenbezogenen Postfächern erleichtert viele Abläufe. Speziell die Absender von E-Mails müssen in diesem Fall davon ausgehen, dass E-Mails an solche Team-Postfächer von unterschiedlichen Personen bearbeitet werden. Außerdem sind für die Abwesenheiten einzelner Mitarbeiter keine besonderen Maßnahmen notwendig, da die anderen Team-Mitglieder einfach weiterarbeiten können.

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Zunächst werden über E-Mail oder auch Telefon vermeintlich vom Chef (CEO) oder auch in dessen Namen höchst geheime, jedoch sehr dringliche Handlungen angeregt. Dem Empfänger wird vorgemacht, dass er besonders vertrauenswürdig und zuverlässig sei. Daher beauftrage man genau ihn. Letzten Endes soll verhindert werden, dass man über die vermeintlich so wichtige E-Mail mit niemand anderem spricht. In der Praxis hat diese Masche leider immer wieder Erfolg.

Social Engineering

„Social Engineering“ ist eine Methode, um unberechtigt Zugang zu Informationen durch Aushorchen oder Manipulation von Menschen zu erhalten und Personen zu einer Handlung (in der Regel Zahlung von hohen Beträgen an unbekannte Konten!) zu bewegen. Dabei werden Interna geschickt benutzt, um Seriosität und Rechtmäßigkeit vorzutäuschen.

Durch Hilfsbereitschaft, blindem Vertrauen oder Angst bzw. Respekt vor Vorgesetzten werden die Opfer ausgenutzt. Diese handeln meist aus Unwissenheit, aus einer Stresssituation heraus oder aus Höflichkeit. In Deutschland entstehen so jährlich Schäden in 2-stelliger Millionenhöhe!

Tipps

• Im Zweifel nochmals nachfragen. Das dient dem Schutz aller.
• Abläufe und Zuständigkeiten genau definieren: 4-Augen-Prinzip, Einbindung der Geschäftsleitung bzw. des Vorgesetzten bei ungewöhnlichen Anweisungen.
• Klare Abwesenheitsregelungen und interne Kontrollmechanismen einführen!
• Überprüfung von Zahlungsaufforderungen über Rückruf bzw. schriftliche Rückfrage beim Auftraggeber.
• Generelle Überprüfung bei Änderungen von Kontoverbindungen.
• Regelungen, was Unternehmen selbst und Mitarbeiter im Zusammenhang mit Ihrem Arbeitgeber öffentlich machen dürfen.
• Bei Auffälligkeiten sofortige Einbindung von Polizeibehörden!

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Auf dem Weg durch das Internet macht eine E-Mail an vielen Stellen halt. Die Mail-Provider des Absenders und Empfängers sind nur einige Stationen, an denen eine E-Mail verarbeitet wird. Findet der Mail-Versand unverschlüsselt statt, so besitzt die reguläre E-Mail den Sicherheitswert einer Postkarte: Dies bedeutet nicht nur, dass jede der Stellen zwischen Versand und Empfang technisch und faktisch den Inhalt mitlesen kann, sondern dieser ist auch beliebig veränderbar. Was bei Urlaubsgrüßen auf einer Postkarte noch unbedeutend erscheinen kann, sieht bei brisanten und geschäftlich relevanten Informationen ganz anders aus.

Verschlüsselung schafft Sicherheit

Zumindest das Mitlesen der Inhalte kann man durch Verschlüsselung wirksam verhindern. Eine kurze Beschreibung der drei wichtigsten Möglichkeiten finden Sie nachfolgend:

Verschlüsselung sensibler Anhänge

Das wohl einfachste, aber trotzdem sehr effektive Verfahren stellt die Verschlüsselung von Dateianhängen dar. Hierbei werden sensible Inhalte einfach als Dateianhang versendet. Dieser Dateianhang wird mit einem (sicheren) Passwort verschlüsselt. Entschlüsseln können dann nur die Personen, die dieses Passwort kennen. Das Passwort wird dem Empfänger möglichst über einen anderen Kommunikationskanal mitgeteilt. Dabei kann es auch sinnvoll sein, zum Beginn einer Zusammenarbeit einmalig ein Passwort für die Verschlüsselung zu vereinbaren, welches dann zukünftig für alle Dateianhänge verwendet wird.

Die Verschlüsselung von Dateien wird mittlerweile von vielen Programmen zur Verfügung gestellt. So können beispielsweise Word- oder Excel-Dateien mit einem Kennwort verschlüsselt werden oder man verwendet ein Kompressionsprogramm wie 7-Zip und verschlüsselt damit die Dateien.

Nachteilig bei diesem Verfahren ist lediglich, dass sich Absender und Empfänger auf ein Passwort verständigen müssen. Außerdem werden verschlüsselte E-Mail-Anhänge häufig durch Firewalls oder Virenscanner blockiert.

Verschlüsselung des Transportwegs

Mittels TLS (Transport Layer Security) werden bei diesem Verfahren die Kommunikationswege verschlüsselt. Dies ist eigentlich mittlerweile zumindest im Unternehmensumfeld und auch bei den größeren Mail-Providern Standard. Damit lässt sich das Mitlesen der Inhalte einer E-Mail auf dem Weg von einem zum anderen Knotenpunkt verhindern.

Nachteilig ist hierbei jedoch, dass die E-Mails an allen Knotenpunkten der Kommunikation mitgelesen und auch verändert werden können. Außerdem kann man nie sicher sein, dass auf dem Weg vom Absender zum Empfänger alle Teilstrecken tatsächlich verschlüsselt werden. Der Absender einer E-Mail kann immer nur die Wegstrecke vom eigenen Mail-Provider bis zum nächsten Knotenpunkt beeinflussen.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Das derzeit sicherste Verfahren ist sicherlich die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Gängige Standards sind PGP und S/MIME. Hierbei verschlüsselt der Absender eine E-Mail den kompletten Inhalt einer E-Mail inklusive der Dateianhänge mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers. Nur der Empfänger kann die E-Mail dann mit seinem privaten Schlüssel entschlüsseln. Darüber hinaus wird auch sichergestellt, dass die E-Mail auf Ihrem Weg nicht verändert werden kann.

Diese asymmetrische Kryptografie gilt nach aktuellem Stand der Technik als sicher und ist daher zu empfehlen. Das Verfahren benötigt aber auf Seiten des Absenders und des Empfängers ein wenig Installationsaufwand, den der Laie häufig nicht leisten kann. Dieser erhöhte technische Aufwand führt in der Praxis daher leider zu wenig Akzeptanz.

Bewerbung per Post(karte)?

Kritisch ist insoweit, wenn Unternehmen mittels Stellenausschreibungen auf Ihrer Webseite aktiv nach Bewerbern Ausschau halten, jedoch keine Möglichkeit einer rechtssicheren Datenübermittlung gewährleisten können. Eine Lösung hierfür ist die Implementierung von Ende-zu-Ende-verschlüsselter und damit sicherer E-Mail-Kommunikation. Dies kann beispielsweise geschehen, in dem das öffentliche PGP- oder S/MIME-Zertifikat nahe der Stellenausschreibung und der dazugehörigen Möglichkeit zur Kontaktaufnahme auf der Webseite veröffentlicht wird. Eine Alternative hierzu bietet die Angabe, dass Bewerbungen auf dem Postweg eingereicht werden können, falls eine sichere E-Mail-Kommunikation nicht gewährleistet werden kann. Weiterhin kann man die Bewerbung auch über ein Internetformular mit Upload-Möglichkeit weiterer Bewerbungsunterlagen zur Verfügung stellen. Diese sollte dann aber auch per HTTPS verschlüsselt werden.

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